La gestion de la paie est complexe. Elle représente un coût pour les entreprises et nécessite de veiller en continu à l’évolution de la législation. Est-il préférable de la gérer en interne ou de l’externaliser, partiellement ou totalement ? Comment faire le bon choix ?
Gestion de la paie : bien plus que l'établissement des bulletins de paie
Il suffit de lire un bulletin de paie pour réaliser la complexité que représente la gestion de la paie ! À chaque ligne correspondent des règles de calcul spécifiques, évoluant régulièrement en fonction des dernières réglementations en vigueur. Ces règles émanent du droit du travail, des conventions collectives, des accords de branche et/ou d’entreprise et du contrat de travail.
Les bulletins de paie varient également en fonction de divers paramètres tels que :
- Les parts variables du salaire, les primes, l’intéressement,
- L’activité du salarié (absences, congés annuels, RTT, compte épargne temps…),
- Les titres restaurant,
- Les abonnements de transports en commun, etc.
En complément des bulletins de salaire, il faut également produire différentes déclarations obligatoires telles que les Déclarations Sociales Nominatives (DSN) pour les charges sociales et les DSN évènementielles telles que la déclaration préalable à l’embauche (DPAE), le prélèvement à la source, les attestations CPAM et Pôle emploi, etc.
Quels sont les risques ?
- Risque financier : l’entreprise ne respectant pas la législation du droit social et de la convention peut se voir appliquer de lourdes sanctions financières notamment suite à un contrôle de l’URSSAF, de l’inspection du travail ou encore suite à des procédures prud’homales.
- Risque de continuité des affaires : quid en cas d’absence du gestionnaire de paie.
- Risque de dégradation du climat social : perte de confiance dans la relation employeur-salarié en cas d’erreur ou de retard de paiement.
Externalisation de la paie : une question de taille d’entreprise ?
Les choix varient d’une entreprise à l’autre.
- Dans les TPE, l’externalisation est fréquente, faute de disposer du personnel suffisamment compétent en interne pour maîtriser la complexité de la gestion de la paie.
- Dans les PME, les ETI et les grands groupes, le choix d’externaliser la paie est généralement motivé par la volonté de se recentrer vers le cœur de métier de l’entreprise.
Indépendamment de la taille de l’entreprise, la gestion de la paie, que ce soit une prestation d’assistance ou de délégation de la paie, s’articule autour d’une collaboration indispensable entre l’interlocuteur interne et le prestataire extérieur.
Qu’en est-il des coûts ? Comparaison entre paie internalisée et paie externalisée
En matière d’internalisation, le coût ne se limite pas aux salaires des gestionnaires de paie. Il faut prendre en compte un certain nombre d’investissements et de dépenses dont :
- Le temps passé à réaliser la veille réglementaire,
- La formation des collaborateurs,
- L’acquisition, le paramétrage, la maintenance et l’hébergement du logiciel de paie (conforme au RGPD),
- Et, éventuellement en complément, des prestations de conseil externe.
Du côté de l’externalisation, la tarification se fait généralement au bulletin de paie. Mais des coûts peuvent se rajouter tels que :
- Le conseil en droit social,
- La gestion administrative du personnel (contrats de travail, avenants, courriers divers, gestion des arrêts de travail, médecine du travail),
- Le suivi des indicateurs sociaux,
- La production des documents sociaux obligatoires (registre du personnel, BDES…).
Outre les coûts, sur quels critères appuyer son choix ?
Il convient de déterminer la solution la plus adaptée à votre entreprise, en fonction de son secteur d’activité, de son organisation ou encore de son historique.
Les critères de choix à prendre en compte :
- Flexibilité souhaitée,
- Temps à y consacrer,
- Spécificités métiers,
- Difficultés potentielles à recruter des gestionnaires de paie,
- Volonté (ou non) d’externaliser les fonctions support.
Le conseil d’Inforsud Technologies
Le choix entre externaliser ou non la gestion de la paie n’est pas binaire ni gravé dans le marbre !
Une modulation est possible. Deux exemples :
- Vous gérez la paie en interne et vous êtes soutenu.e par un conseil externe.
- Vous externalisez partiellement l’établissement des bulletins de paie mais conservez la gestion administrative du personnel.
Nous nous tenons à votre disposition pour effectuer une étude approfondie de votre situation et vous conseiller dans le choix le plus adapté à votre besoin. Cette prestation est gratuite et sans engagement de votre part.