Dans toutes les entreprises, une gestion efficace du recouvrement des créances est essentielle pour assurer leur bonne santé et leur croissance. Les PME et TPE, contrairement aux grandes entreprises, ont souvent moins de réserves financières. Cela rend l’encaissement dans les délais des factures encore plus fondamental pour maintenir une trésorerie saine. Quels sont les défis de la gestion du poste clients dans les PME et les TPE, et en quoi un logiciel de gestion financière et comptable comme Sage 100Cloud peut aider à relever ces défis ? C’est ce que nous vous proposons d’aborder dans ce focus.
L’importance du recouvrement de créances dans les PME et TPE
Une entreprise française sur deux règle ses factures dans les temps, c’est le constat que fait le groupe Altares. En 2023, les comportements de paiement ont tendance à se tendre : selon une étude de la Coface, publiée en novembre 2023, le délai moyen de paiement des factures en France est de 48 jours et 70 % des TPE et des PME ont constaté un allongement des retards de paiement.
Les retards de paiement et les impayés représentent une part significative des problèmes de trésorerie des PME et TPE, qui peuvent aller d’importants à critiques, selon les entreprises. Ils entraînent non seulement des difficultés financières mais aussi une augmentation des coûts, car les entreprises doivent investir du temps ou sous-traiter le recouvrement, ou encore faire face à des frais de financement supplémentaires. Pire encore, un taux élevé de factures non recouvrées peut mener à la faillite.
Les défis du recouvrement de factures dans les PME et TPE
Le recouvrement des créances est un défi important pour les PME et TPE, pour les principales raisons suivantes :
- Manque de ressources : les petites entreprises n’ont généralement pas de salarié dédié au recouvrement de factures ou les outils nécessaires pour gérer efficacement les débiteurs.
- Relations avec les clients : il faut trouver un équilibre entre maintenir de bonnes relations avec les clients défaillants, pour préserver la relation commerciale, et assurer le recouvrement.
- Manque de connaissance des aspects légaux du recouvrement.
Bonnes pratiques de recouvrement de factures
Pour un recouvrement de factures efficace, il est essentiel de suivre certaines bonnes pratiques, qui aident à optimiser le processus tout en maintenant de bonnes relations avec vos clients.
1- Établir des conditions de paiement claires
La première étape consiste, dès la phase de négociation commerciale, à définir précisément les conditions de paiement : délais de paiement, taux d’intérêt en cas de retard et conséquences d’un non-paiement. Ces informations doivent figurer dans vos devis, conditions générales de vente et vos factures.
2- Facturer sans erreur et rapidement
Il est essentiel que les factures que vous envoyez à vos clients ne comportent pas d’erreur (c’est à dire correspondent précisément aux produits ou services vendus), soient complètes et envoyées rapidement après la livraison des produits ou des services. Des retards d’envoi de factures impliquent des retards d’encaissement qui nuisent à la trésorerie.
3- Suivre régulièrement les encaissements et les impayés
Vous devez impérativement mettre en place un système de suivi régulier des paiements des factures émises, pour savoir à tout moment quelles factures sont dues ou en retard.
4- Envoyer des rappels cordiaux
Si vous constatez des retards de paiement, envoyez des rappels polis mais fermes à vos clients concernés. Cela permet de relancer vos clients sans nuire à la relation commerciale.
5- Former vos employés à la gestion du poste clients
Les employés impliqués dans le processus de facturation et de recouvrement doivent être bien formés et comprendre les enjeux de la gestion du poste clients pour l’entreprise.
6- Définir une politique de recouvrement équilibrée
Votre politique de recouvrement doit être ferme mais juste, pour maintenir de bonnes relations avec vos clients tout en vous assurant que les paiements sont reçus dans les temps.
7- S’équiper d’un logiciel de gestion de la facturation
Les logiciels de gestion de la facturation automatisent de nombreuses tâches, depuis la génération des factures jusqu’à l’envoi de rappels en cas de retard de paiement, en passant par le suivi des paiements.
8- Négocier un plan de paiement, en cas de difficultés
Si un client rencontre des difficultés financières passagères, nous vous conseillons de négocier avec lui un plan de paiement. Vous récupèrerez l’argent dû de manière plus étalée mais préserverez la relation client.
9- En dernier recours, faire appel à une société de recouvrement
Si toutes les autres méthodes échouent, vous n’aurez pas d’autre choix que de faire appel à des professionnels spécialisés dans le recouvrement des impayés ou d’engager des procédures juridiques, mais cela devrait toujours être le dernier recours en raison de son impact potentiel sur la relation client.
En quoi Sage 100Cloud et son module SRC facilitent le recouvrement ?
Sage Recouvrement Créances (SRC) est un module complémentaire directement connecté à votre gestion commerciale et votre comptabilité Sage 100Cloud. Il est extrêmement utile pour aider les PME et TPE à relever les défis du recouvrement de factures. Quelques exemples :
- Automatisation du processus de suivi des factures : SRC garantit que vos clients sont relancés au bon moment, ce qui est essentiel pour accélérer le processus de paiement.
- Gestion efficace des débiteurs : Avec Sage Recouvrement Créances, vous pouvez facilement gérer votre base de données de clients et suivre leurs comportements de paiement. La solution permet d’identifier les clients qui paient régulièrement en retard et de prendre des mesures proactives pour accélérer le recouvrement.
- Rappels et notifications automatisés en cas de facture impayée : vous pouvez définir des scénarios personnalisables par typologie de clients et paramétrer l’envoi de rappels automatiques à vos clients quand les échéances approchent ou en cas de facture impayée. Cette fonctionnalité assure une communication constante avec vos clients concernant leur statut de paiement, ce qui contribue à réduire significativement les retards.
- Rapports et analyses détaillés pour piloter les paiements : SRC offre des capacités d’analyse et de génération de rapports qui permettent de disposer d’une visibilité en temps réel sur votre niveau de trésorerie, de surveiller les tendances de paiement, d’évaluer l’efficacité des stratégies de recouvrement et de prendre des décisions pour améliorer le processus.
- Conformité réglementaire : vous avez l’assurance que votre processus de recouvrement respecte les normes légales en vigueur, réduisant ainsi le risque de litiges ou de sanctions.
- Facilité d’accès et de collaboration : solution en cloud, SRC facilite l’accès aux données financières et permet aux équipes de travailler ensemble de manière plus efficace, même à distance, pour gérer les créances.
Le conseil d’INFORSUD TECHNOLOGIES
Si vous dirigez une PME ou une TPE, n’hésitez pas à investir dans un outil approprié pour rendre ce processus plus efficace.
Un outil tel que Sage 100Cloud transforme la gestion des factures et du poste clients d’une tâche manuelle et chronophage en un processus automatisé et efficace, le tout dans le respect des exigences réglementaires.
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