L’entreprise
PME +300 SALARIÉS
GACHES CHIMIE est un fournisseur de solutions et de produits chimiques, basé à Toulouse.
Le Groupe intervient sur l’ensemble de la Supply Chain chimique auprès de clients privés et publics, répartis dans 6 pays.
Le contexte du client
- Gaches Chimie envoie 5 000 factures clients par mois en moyenne selon 3 canaux différents : par voie postale, par email et par la plateforme Chorus pro pour les organismes publics.
- La gestion des factures clients réalisée par le service comptabilité mobilise 3 jours hommes par mois en moyenne, tous les mois et peut être parfois source de stress à cause des délais impartis. Le service informatique était aussi régulièrement sollicité pour de l’assistance matériel.
- Le matériel utilisé, imprimante, plieuse, machine à affranchir, était vieillissant et la plieuse est tombée en panne définitivement.
Les équipes comptabilité et informatique devaient donc trouver une nouvelle organisation au plus vite.
Les besoins du client
- Prise de décision sur 2 modes de fonctionnement
. Soit réinvestir dans l’acquisition de nouveaux matériels plus modernes mais sans vraiment au final pouvoir optimiser l’envoi des factures clients.
. Soit franchir le pas et dématérialiser l’expédition des factures en confiant la gestion à un spécialiste dont c’est le métier et qui gère ce type d’envoi en mode industriel.
- Optimisation du suivi des factures clients
Au-delà de la volonté d’améliorer le process, le service comptabilité souhaitait aussi profiter de cette « opportunité contrainte » (matériels défectueux), pour assurer un suivi plus rigoureux de l’envoi et de la bonne réception de la facturation clients : avancée de l’expédition, suivi de la bonne réception des factures, archivage des éléments.
- Réorganiser et optimiser l’envoi des factures dans un délai très court
Le premier objectif était de mettre en place la nouvelle organisation pour expédier les factures clients par voie postale en 1 mois, de manière pérenne et efficace.
Nos actions
Suite à un appel d’offre auprès de 3 prestataires et de l’étude du retour sur investissement à moyen terme entre les 2 options, externaliser ou renouveler le matériel, Gaches Chimie a choisi notre proposition d’externalisation construite avec notre partenaire Sendoc.
- Optimisation des processus
Intégration des factures sur la plateforme Sendoc en quelques clics.
Réception, gestion complète de l’envoi des factures par les services Sendoc.
Contrôle et suivi de l’acheminement et de la bonne réception des envois.
Archivage des éléments sécurisé et conforme aux obligations légales (valeur probatoire pendant 10 ans).
Une seule interface pour la dématérialisation des documents sortants.
- Source d’économies
Cette nouvelle organisation permet aux équipes comptabilité et informatique de se dégager du temps et les envois se font plus rapidement. Le client bénéficie aussi de tarifs postaux groupés, plus avantageux.
- Accompagnement complet
Réalisé et piloté par les équipes de Sendoc et d’INFORSUD Technologies.
Un chargé de projet dédié a été en contact direct avec les différents services concernés du client.
Les équipes Sendoc ont formé les utilisateurs à la prise en main et l’utilisation de la plateforme.
- Sécurité
Transfert des données sécurisé via le protocole FTPS.
Suivi et traçabilité de l’ensemble des flux au travers d’un portail web sécurisé.
Données hébergées sur nos propres plateformes cloud situées en Occitanie.
Système d’archivage électronique certifié NF Z42-013.
Les bénéfices client
Le traitement de l’expédition des factures clients est devenu complètement transparent pour les équipes du client.
La responsable du service comptabilité est très satisfaite de cette nouvelle organisation qui lui dégage 3 jours hommes par mois. Son équipe était mobilisée et sous pression pendant une journée complète pour l’expédition des factures clients.
À terme, l’entreprise réalise des économies grâce à l’industrialisation du process au niveau de la main d’œuvre, des fournitures, de la maintenance matériel et des tarifs postaux.
Témoignage
#ÉCOUTE #RÉACTIVITÉ #EFFICACITÉ
« Nous avons fortement ressenti la proximité des équipes de Sendoc et d’INFORSUD Technologies avec la présence d’une chargée de projet qui a été à notre écoute et a su relever le défi fixé : mise en place de l’externalisation de l’expédition des factures clients par voie postale en 1 mois. »
« Avec ce nouveau processus rendu possible grâce à la plateforme Sendoc, les équipes comptables peuvent se recentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. »
Olivier SOULIER
Directeur du Système d’Information
GACHES CHIMIE
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